사무행정지원이란 무엇일까요? 여러 사람이 함께 근무하는 사무실에서 청소, 문서작업, 서류정리, 손님응대와 전화응대 등의 일을 수행합니다. 사무실 청소 방법을알고 손님응대와 전화응대 등을 할수 있습니다. 사무행정지원 직무 체험활동을 소개합니다. 사무실 청소하기, 손님 응대하기, 전화 응대하기입니다. 사무행정지원 업무 수행에 앞서 주의사항입니다. 하나, 대걸레, 손걸레는 물기가 최대한 없도록 짭니다. 둘, 차를 만들 때 정수기나 커피포트의 뜨거운 물을 조심합니다.
첫 번째 직무체험은 사무실 청소하기 입니다. 하나, 사무실의 창문과 문을 열어 사무실을 환기시킵니다. 둘, 책상 위의 전화기, 키보드, 마우스 등을 정리합니다. 셋, 손걸레를 이용하여 책상 위, 의자, 사무용기기를 닦고 정리합니다. 넷, 진공청소기를 켜고 바닥에 있는 먼지를 깨끗이 청소합니다. 다섯, 물기를 짠 대걸레로 사무실 바닥을 깨끗이 닦습니다.
두 번째 직무체험은 손님 응대하기 입니다. 하나, 사무실에 찾아온 손님에게 인사를 하고 응접실로 안내를 합니다. 둘, 손님에게 드릴 차를 준비합니다. 어떤 차를 드리면 좋을지 여쭤보고 차를 준비합니다. 커피의 경우 쟁반과 커피 잔을 준비하여 커피 잔에 믹스커피 또는 블랙커피를 넣습니다. 정수기나 커피포트의 뜨거운 물을 커피 잔에 따른 후 잘 저어서 커피가 녹을 수 있게 합니다. 녹차의 경우 쟁반과 잔을 준비하여 녹차티백을 꺼내 잔에 넣습니다. 정수기나 커피포트의 뜨거운 물을 잔에 따릅니다. 셋, 손님에게 차를 드립니다. 쟁반에 찻잔을 올린 후 천천히 테이블로 걸어가서 손님 앞에 잔을 내려놓습니다.
세 번째 직무체험으로 전화 응대하기 입니다. 하나, 전화를 받습니다. 전화를 받은 후 인사말, 소속, 이름을 말합니다. (안녕하십니까?○○○과 ○○○입니다. 무엇을 도와드릴까요? ) 둘, 용무를 물어봅니다. 어떤 일로 전화를 걸었는지 누구와 통화를 하고 싶으신지 물어봅니다. 셋, 다른 사람의 전화를 대신 받습니다. 다른 사람의 전화를 대신 받았을 때 (전화를 대신 받았습니다. ○○○과 ○○○입니다.) 응대방법을 확인합니다. 넷, 전화를 연결합니다. 담당자를 확인하고 연결합니다. (○○○님 바꿔드릴까요? 잠시만 기다려주십시오. 전화 연결해드리겠습니다.) 담당자가 통화 중이거나 부재중일 때 대처방법을 확인합니다.(죄송합니다만 ○○○님께서 지금 통화중/부재중입니다. 메모를 남겨드릴까요?) 다섯, 메모를 남깁니다. 메모지에 메모를 남깁니다. (○○○님이 맞습니까? 어떠한 내용을 전해드릴까요?) 발신자의 연락처를 받습니다. (성함과 연락처를 알려주시면 감사하겠습니다.) 마무리 인사를 합니다. (○○○님께 전해드리도록 하겠습니다. 감사합니다.) 메모지를 담당자 자리에 붙여놓습니다. 마지막으로 사무행정지원 직업 에티켓을 알아봅시다. 하나. 청소를 할때 다른 사람의 책상 위 서류는 그대로 둡니다. (서류는 그대로 두고 청소해야겠다. 섞이면 안되니까..) 둘, 전화를 받을 때는 친절하고 정확하게 답변하며 상대방이 끊은 것을 확인한 후 수화기를 내려놓습니다. (네, 감사합니다! 네에~) 셋, 근무시간에는 휴대전화 사용 등 사적인 일을 하지 않습니다. (하하하~! 그렇지. 응.그래 오늘 7시에 보기로 했어.)